Metinių pokalbių tema organizacijose išlieka aktuali. Kuriantis naujoms įmonėms ar joms sparčiai augant, kurį laiką buvo manoma, kad metiniai pokalbiai yra pasenę – per ilgas laikotarpis kalbėtis apie pasiekimus. Todėl esą būtini reguliarūs ketvirtiniai ar mėnesio susitikimai, leidžiantys „čia ir dabar“ fiksuoti rezultatus bei trukdžius. Tačiau praktika rodo, kad esmė yra ne pats formatas – metinis ar ketvirtinis – o reguliarus, prasmingas pokalbis tarp darbuotojo ir vadovo.
Toks pokalbis apima ne tik tikslus ir rezultatus, bet ir kasdienius darbus, reikalingą pagalbą, mokymąsi, karjeros kryptį, atlygio klausimus bei refleksiją apie tai, kaip buvo dirbama. Visa to neįmanoma sutalpinti į vieną metinį pokalbį, jei iš tiesų norime kurti auginantį ryšį ir domėtis ne tik rezultatu, bet ir procesu.
Žinoma, pokalbių tikslai ir dažnis labai priklauso nuo organizacijos žmonių valdymo strategijos. Jei nesiorientuojama į žmogaus augimą, pokalbiai dažnai tampa minimalūs ar formalūs – skirti tik tikslų stebėsenai. Tokiu atveju sunku tikėtis gilesnio įsitraukimo ar atviro grįžtamojo ryšio.
Metinį pokalbį matau kaip refleksiją apie kartu nueitą etapą – ne tik įvertinant, kas pasiekta, bet ir aptariant, kaip tai įvyko: ko išmokta, kokios elgsenos padėjo, kas trukdė. Jei pokalbiai vyksta reguliariai, metinis aptarimas neturėtų virsti vien darbų sąrašo perpasakojimu.
Praėjusiais metais savo organizacijoje atnaujinome veiklos aptarimo sistemą, išdalindami vieną pokalbį į keletą dalių: praėjusių metų refleksiją, naujų tikslų išsikėlimą ir atskirą atlygio pokalbį. Ateityje sieksime daugiau dėmesio skirti augimo, mokymosi ir karjeros temoms. Taip pat kviečiame vadovus su darbuotojais sutarti dėl reguliarių 1:1 pokalbių, skirtų einamiesiems darbams ir klausimams aptarti.
Ar toks pokytis priimamas palankiai? Diskusijose su darbuotojais ir vadovais girdėjome, kad iš pradžių tai atrodė pertekliniai pokalbiai. Vis dėlto dauguma pripažino, jog toks formatas leidžia skirti daugiau dėmesio ne tik tikslams, bet ir elgsenai, grįžtamajam ryšiui, santykiui. Tad, kaip jau minėjau, reguliarus vadovo ir darbuotojo laikas aptarti visus rūpimus klausimus yra esmė, norint sukurti erdvę, ne tik formaliai įvertinti pasiekimus, bet ir nuolat aptarti, kaip sekasi darbai, kur reikalinga pagalba.
Diegiant reguliarius pokalbius dažnai pasigirsta argumentai: „mes ir taip pasikalbam, kai iškyla problema“, „mano durys visada atviros“. Tačiau turbūt suprantame, kad sprendžiant kasdienos problemas, mes neturime erdvės ne tik ją išspręsti, bet ir sureaguoti, kaip ji buvo spręsta – pasidalinti grįžtamuoju ryšiu. Mes aptariame vieną problemą, bet dažnai aibė kitų dalykų lieka neaptartų.
Kartais darbuotojai jaučia nepatogumą dėl tokių pokalbių – bijo, kad „nebus apie ką kalbėti“. Iš tiesų pradžioje pokalbiai gali būti įvairūs – kartais apie nieką, kartais apie platesnį žmogaus gyvenimo kontekstą. Tačiau būtent taip kuriamas ryšys ir saugi erdvė kalbėtis ir apie sudėtingesnius klausimus.
Dažnai pasitaiko patarimų, kaip darbuotojui per metinį pokalbį „parduoti“ savo metų pasiekimus. Tai dažniausiai tampa aktualu tada, kai visus metus nebuvo reguliaraus dialogo. Viena didžiausių klaidų – grįžtamąjį ryšį teikti apie prieš metus įvykusius dalykus. Tokiais atvejais rizikuojame, kad situacija nebebus tiksliai prisimenama, o pats grįžtamasis ryšys nebus priimtas. Reguliarūs pokalbiai leidžia to išvengti.
Dar viena svarbi tokių pokalbių tema – atlygis. Kad ir kaip vadintume pokalbius – tobulėjimo, veiklos ar vertinimo – atlygio klausimas vis tiek kybo ore. Kai pasiekimai, augimas ir atlygis aptariami vienu metu, pokalbis neretai virsta „savęs pardavimu“, kuriame sunku atvirai kalbėti apie tai, kas galėjo būti geriau.
Visiškai vengti atlygio temos taip pat nėra sprendimas. Todėl siūlau struktūruoti pokalbius taip, kad atlygio aptarimas būtų atskiras, o dar geriau – kad vadovai iš anksto išgirstų darbuotojų lūkesčius. Net ir organizacijose su aiškiomis atlygio sistemomis tokie pokalbiai turi vertę: jie leidžia kalbėtis apie ilgalaikius tikslus, galimybes augti, mokymąsi, darbo ir asmeninio gyvenimo balansą.
Reguliarūs, struktūruoti ir prasmingi vadovo bei darbuotojo pokalbiai nėra pertekliniai. Tai būtina sąlyga kuriant pasitikėjimą, augimą ir organizaciją, kurioje kalbamasi ne tik apie rezultatus, bet ir apie tai, kaip jie pasiekiami.
