Dar visai neseniai įmonių renginių formulė atrodė paprasta: gera vieta, vakarienė, muzika ir viena bendra pramoga. Tačiau šiandien darbuotojų lūkesčiai keičiasi. Žmonės nebenori būti pasyviais renginio stebėtojais, o standartiniai scenarijai vis dažniau nebeįtraukia.
Pasak erdvių ir pramogų platformos PLACER.LT įkūrėjos Linos Nosevič, įmonės šiandien ieško ne dar vieno vakarėlio, o prasmingos patirties žmonėms.
„Organizacijos vis dažniau galvoja ne apie tai, kokią programą pasiūlyti, o kokią patirtį sukurti. Svarbu, ką žmogus renginyje išgyvens, su kokiomis emocijomis išeis ir ar apie tai dar kalbės po savaitės“, – sako ji.
Viena programa visiems – jau praeitis
Pasak PLACER.LT įkūrėjos Linos Nosevič, vienas didžiausių šiuolaikinių renginių organizatorių iššūkių yra vis įvairesni kolektyvai. „Vienoje organizacijoje dirba skirtingų kartų, pomėgių, temperamentų ir net kultūrų žmonės, todėl universalaus scenarijaus, kuris vienodai tiktų visiems, praktiškai nebeliko. Dėl to vis dažniau kuriami daugiasluoksniai renginiai, kuriuose žmonės gali rinktis iš kelių skirtingų veiklų ir dalyvauti taip, kaip jiems patogu“, – sako ji.
L. Nosevič pastebi, kad kartu pamažu nyksta ir privalomo dalyvavimo kultūra. „Dar prieš kelerius metus buvo įprasta manyti, kad visi turi dalyvauti visose veiklose. Šiandien požiūris keičiasi. Žmonės nori patys spręsti, ar aktyviai įsitraukti, ar daugiau laiko skirti bendravimui. Jei renginyje atsiranda pareiga linksmintis, dažnai pasiekiamas priešingas rezultatas“, – teigia ji.
Anot ekspertės, šiandien sėkmingą renginį apibrėžia ne tai, kad visi dalyvauja visose veiklose, o tai, kad kiekvienas randa sau tinkamą būdą įsitraukti. „Prieš kelerius metus įmonės dažniausiai rinkdavosi bendrą vakarienę ir vieną veiklą visiems. Šiandien vis dažniau viename renginyje atsiranda degustacija, kūrybinės dirbtuvės, aktyvios veiklos ir erdvės tiesiog bendravimui. Pasirinkimo laisvė šiandien tampa ne papildoma nauda, o viena svarbiausių geros renginio patirties sąlygų“, – apibendrina L. Nosevič.
Sėkmingas renginys neprasideda nuo DJ
Pasak PLACER.LT įkūrėjos Linos Nosevič, viena dažniausių klaidų planuojant renginį yra pradėti nuo programos, atlikėjo ar vietos paieškų.
„Pirmiausia reikėtų atsakyti į klausimą, kodėl šis renginys organizuojamas ir kokį tikslą jis turi pasiekti. Vienoms įmonėms svarbu stiprinti komandos ryšį, kitoms – padėkoti darbuotojams, pristatyti pokyčius ar suburti skirtingus kolektyvus. Todėl universalaus renginio recepto tiesiog nėra“, – sako ji.
Kaip pabrėžia pašnekovė, šiandien nebeužtenka žinoti renginio datos, dalyvių skaičiaus ar biudžeto. Norint sukurti prasmingą patirtį, pirmiausia reikia suprasti organizacijos kultūrą, žmonių poreikius ir lūkesčius bei tai, kokią vertę renginys turėtų sukurti.
Gero renginio pagrindas – teisingi sprendimai
Pasak L. Nosevič, būtent šiame etape daugiausia iššūkių patiria įmonės, neturinčios profesionalių renginių organizatorių komandos. Dažniausiai renginio planavimas patikimas biurų administratoriams, personalo, komunikacijos ar administracijos specialistams, kuriems tenka priimti dešimtis sprendimų.
„Dažnai atrodo, kad didžiausias darbas yra rasti renginio vietą. Tačiau iš tikrųjų reikia įvertinti ir erdvės tinkamumą, technines galimybes, maitinimą, pramogas, logistinius aspektus bei dalyvių poreikius. Todėl organizatoriams svarbu turėti ne tik pasirinkimų, bet ir informaciją, padedančią priimti teisingą sprendimą“, – sako ji.
Anot ekspertės, būtent dėl šios priežasties PLACER.LT vystoma kaip daugiau nei renginių erdvių paieškos platforma. Čia vienoje vietoje galima rasti ne tik erdves, bet ir pramogų, maitinimo bei kitų renginiui reikalingų paslaugų tiekėjus, o kartu gauti informaciją, padedančią įvertinti skirtingų sprendimų privalumus ir tinkamumą konkrečiam renginiui. „Mūsų tikslas yra padėti žmonėms, kurie renginius organizuoja greta savo pagrindinių pareigų. Todėl daug dėmesio skiriame ne tik pasiūlymams, bet ir edukacijai, praktiniams patarimams bei patirties dalijimuisi. Susitikimų ar renginių metu aptariami praktiniai klausimai: kaip pasirinkti erdvę, planuoti biudžetą, derinti pramogas, maitinimą bei kitus sprendimus, lemiančius renginio sėkmę“, – teigia L. Nosevič.
Renginio erdvė – daugiau nei kvadratiniai metrai
Kai aiškus renginio tikslas, vienu svarbiausių sprendimų tampa vietos pasirinkimas. Pasak Linos Nosevič, erdvė šiandien atlieka kur kas svarbesnį vaidmenį nei anksčiau.
„Erdvė gali tapti neatsiejama renginio istorijos dalimi. Netikėta lokacija sukuria emociją dar prieš prasidedant programai, o tinkamai pasirinkta vieta sustiprina renginio koncepciją ir bendrą dalyvių patirtį“, – teigia ji.
Ekspertės teigimu, vieta neturėtų būti pasirenkama vien pagal populiarumą ar patogumą. Svarbiausia, kad ji atitiktų renginio tikslą ir padėtų kurti norimą atmosferą. „Gera erdvė šiandien tampa ne fonu, o vienu svarbiausių sėkmingo renginio elementų“, – sako L. Nosevič.
Komandos formavimas ir įmonės šventė – ne tas pats
Lina Nosevič atkreipia dėmesį, kad viena dažniausių klaidų planuojant renginius yra bandymas vienu formatu pasiekti per daug skirtingų tikslų.
„Dažnai tikimasi, kad vienas renginys vienu metu sustiprins komandą, pagerins komunikaciją, motyvuos darbuotojus ir taps įsimintina švente. Tačiau skirtingi tikslai reikalauja skirtingų sprendimų“, – sako ji.
Pasak ekspertės, komandos formavimo renginiai dažniausiai orientuoti į bendradarbiavimo stiprinimą ir tarpusavio ryšių kūrimą, o didesni įmonės renginiai skirti suburti žmones, padėkoti darbuotojams ir kurti bendrystės jausmą. „Todėl planuojant renginį svarbu pirmiausia aiškiai įsivardyti, kokio rezultato tikimasi. Tuomet lengviau pasirinkti ir formatą, ir veiklas, kurios geriausiai padės tą tikslą pasiekti“, – teigia L. Nosevič.
Ar įmanoma surengti sėkmingą renginį turint ribotą biudžetą?
Nors įmonių renginiai dažnai siejami su didelėmis išlaidomis, Lina Nosevič įsitikinusi, kad biudžetas nėra pagrindinis sėkmės veiksnys.
„Dažnai manoma, kad geram renginiui būtinas didelis biudžetas, tačiau svarbiausia ne tai, kiek pinigų išleidžiama, o kaip jie panaudojami. Aiški idėja, tinkamai parinkta erdvė ir žmonių poreikius atitinkanti patirtis dažnai sukuria daugiau vertės nei brangūs, bet šabloniški sprendimai“, – sako ekspertė.
Pasak ekspertės, net ir turint ribotą biudžetą galima sukurti įsimintiną renginį, jei dėmesys skiriamas ne brangiausiems atributams, o dalyvių patirčiai ir renginio tikslui.
Kaip suprasti, kad renginys pavyko?
Pasak PLACER.LT įkūrėjos Linos Nosevič, renginio sėkmę galima vertinti įvairiai: pagal dalyvių įsitraukimą, grįžtamąjį ryšį ar apklausų rezultatus. Tačiau tikrasis renginio poveikis dažniausiai išryškėja jam pasibaigus.
„Jeigu žmonės apie renginį kalba ir po kelių dienų, dalijasi įspūdžiais, prisimena patirtis ar jau svarsto, ką norėtų išbandyti kitą kartą, tai vienas aiškiausių ženklų, kad renginys buvo sėkmingas“, – sako ji.
Anot ekspertės, svarbiausia ne veiklų skaičius ar programos biudžetas, o tai, ar renginys sukūrė emociją, kuri išlieka ilgiau nei vieną vakarą. „Geriausi renginiai yra tie, kurie palieka prisiminimą, skatina žmones bendrauti ir kuria vertę ne tik renginio metu, bet ir jam pasibaigus“, – apibendrina Lina Nosevič.
Tai kokia yra sėkmingo renginio formulė?
Nors universalaus recepto nėra, Lina Nosevič išskiria keturis principus, kurie šiandien dažniausiai lemia renginio sėkmę: aiškų tikslą, tinkamai parinktą erdvę, pasirinkimo laisvę ir prasmingą patirtį.
„Sėkmingas renginys prasideda ne nuo DJ, vedėjo ar meniu pasirinkimo. Pirmiausia reikia suprasti, kodėl jis organizuojamas ir kokią vertę turi sukurti žmonėms. Kai aiškus tikslas, daug lengviau priimti visus kitus sprendimus – nuo vietos iki programos. Šiandien žmonės vertina ne veiklų kiekį ar biudžeto dydį, o tai, ar renginys buvo įdomus, įtraukiantis ir paliko emociją. Būtent todėl sėkmę kuria ne brangiausi sprendimai, o prasminga patirtis, apie kurią norisi kalbėti ir jai pasibaigus“, – apibendrina L. Nosevič.
Apibendrindama Lina Nosevič, įmonių atstovams, kurie renginius organizuoja patys, pataria nepamiršti trijų dalykų: pirmiausia aiškiai suprasti, kokį tikslą renginys turi pasiekti, nes nuo to priklauso visi kiti sprendimai; antra, nebandyti visų dalyvių įtraukti vienodu būdu ir palikti erdvės pasirinkimui; trečia, rinktis ne tik paslaugų tiekėjus, bet ir partnerius, kurie gali patarti, padėti įvertinti skirtingus sprendimus bei išvengti dažniausiai pasitaikančių organizavimo klaidų. „Net ir neturint profesionalios renginių organizatorių komandos, sėkmingą renginį galima sukurti tada, kai sprendimai priimami nuosekliai ir galvojama apie žmonių patirtį“, – sako ji.
