„Plačiai naudojami nuotolinio darbo įrankiai puikiai tinka vaizdo skambučiams ar susirašinėjimui, tačiau jie neišsprendžia svarbiausių darbo per atstumą problemų: kaip susitarti nuotolinėje komandoje, kaip palaikyti pasitikėjimą, kaip valdyti darbus, priimti sprendimus, diegti naujoves ar pasirūpinti darbuotojų savijauta“, – atkreipia dėmesį Ramunė Guogienė, „Tech-Park Kaunas“ projektų ekspertė.
COVID-19 pandemijos metu atsiradęs staigus poreikis dirbti nuotoliu išryškino problemą: žmonės tam nebuvo pasiruošę. Ne tik neturėjo reikiamų skaitmeninių įrankių, bet ir nežinojo, kaip dirbti komandoje, bendrauti, rūpintis darbuotojų savijauta. Nors šiandien online „meet‘ai“ jau tapo įprasta, laiką taupančia darbinės rutinos dalimi, ypač regionuose vis dar trūksta supratimo kaip organizuoti ir efektyviai vykdyti darbą nuotoliu.
Šios problemos sprendimo ieškojo tarptautinė – Lietuvos, Suomijos, Norvegijos, Latvijos, Lenkijos, Švedijos – komanda. Per trejus metus vykdytą ES Interreg Baltijos jūros regiono šalių programos projektą „DistanceLAB“ sukūrusi smulkiam ir vidutiniam verslui, viešajam sektoriui skirtą nuotolinio darbo platformą https://distancelab.eu. Šiame visiems atvirame „pagalbos centre“ – iš realių situacijų atkeliavę patarimai, išbandyti įrankiai, instrukcijos.
„Paprastai tariant, jei „Teams“ ar „Zoom“ yra telefonas, tai „Distance LAB“ yra instrukcija ir mokymai, kaip tą telefoną naudoti darbui, komandai ir verslui, ypač mažoms įmonėms ir viešosioms organizacijoms Baltijos jūros regione“, – vaizdžiai apibūdino Kauno mokslo ir technologijų parko „Tech-Park Kaunas“ projektų ekspertė Ramunė Guogienė.
Poreikis atsirado per COVID-19 karantiną
– Kas slepiasi už pavadinimo „DistanceLAB“?, – paklausėme R. Guogienės.
– „Distance LAB“ – tai tarptautinis projektas, skirtas verslams ir viešosioms organizacijoms padėti išmokti patogiai ir efektyviai dirbti nuotoliniu ar mišriu būdu. Siekėme sukurti paprastus, praktiškus įrankius ir patarimus, kurie padėtų geriau bendrauti per atstumą, dirbti komandoje, planuoti veiklą, diegti naujoves ir galvoti apie tvaresnį darbą.
Apibendrinant, pagrindinis projekto tikslas – sukurti bendrą „pagalbos centrą“ internete, kuriame būtų sukaupta įvairių šalių patirtis ir sprendimai, išbandyti realiomis sąlygomis. Kviečiame naudotis: https://distancelab.eu/
– Ar poreikis tokiam nuotolinio darbo „pagalbos centrui“ susijęs su COVID-19 karantino laikotarpiu?
– Taip, „Distance LAB“ atsirado todėl, kad per COVID-19 karantiną labai aiškiai pamatėme problemą: daug žmonių ir organizacijų staiga turėjo dirbti nuotoliu, bet tam nebuvo pasiruošę. Trūko ne tik tinkamų įrankių, bet ir žinių, kaip bendrauti, dirbti komandoje, planuoti darbus ar rūpintis darbuotojų savijauta per atstumą.
Tačiau projektas reikalingas ne vien dėl pandemijos. Šiandien nuotolinis ir hibridinis darbas lieka kasdienybe, keičiasi darbo rinka, žmonės nori daugiau lankstumo, o regionams svarbu išlikti patraukliems ir gyvybingiems. „Distance LAB“ padeda paprastai ir praktiškai išmokti, kaip sėkmingai dirbti ir kurti verslą per atstumą – ne tik krizių metu, bet ir kasdieniame gyvenime.
Įrankiai yra, bet trūksta žinių
– Ar naujų verslo, viešojo sektoriaus poreikių nepatenkino „MS Teams“, „Zoom“, „Google Meet“ ir kiti jau esantys nuotolinio darbo įrankiai?
– Plačiai naudojami nuotolinio darbo įrankiai puikiai tinka vaizdo skambučiams ar susirašinėjimui, tačiau jie neišsprendžia svarbiausių darbo per atstumą problemų: kaip susitarti nuotolinėje komandoje, kaip palaikyti pasitikėjimą, kaip valdyti darbus, priimti sprendimus, diegti naujoves ar pasirūpinti darbuotojų savijauta. Kitaip tariant, įrankiai yra, bet trūksta žinių ir aiškių darbo būdų, kaip juos prasmingai naudoti kasdienėje veikloje.
Be to, Baltijos jūros regionas turi savų ypatumų – čia daug mažų ir vidutinių įmonių, regioninių miestų, viešųjų organizacijų ir bendruomenių, kurios neturi didelių IT ar personalo skyrių. Joms reikia paprastų, praktiškų ir prieinamų sprendimų, pritaikytų vietos realybei – skirtingoms šalims, kultūroms, kalboms ir darbo sąlygoms.
Todėl „Distance LAB“ atsirado ne tam, kad sukurtų dar vieną „programėlę“, o tam, kad padėtų žmonėms išmokti dirbti nuotoliu prasmingai: kaip naudotis jau turimais įrankiais, kaip organizuoti darbą, bendradarbiauti, kurti verslą ar teikti paslaugas per atstumą taip, kad tai iš tiesų veiktų realiame gyvenime.
– Kuo jūsų sukurta platforma yra skirtinga ir panaši į paminėtus skaitmeninius bendravimo įrankius?
– „Distance LAB“ nėra dar viena „Teams“, „Zoom“ ar „Meet“ alternatyva – ji sprendžia kitą problemą. Tokios programos kaip „Teams“ ar „Zoom“ leidžia žmonėms susiskambinti, susirašyti ar surengti nuotolinį susitikimą, tačiau jos neatsako į klausimą, kaip iš tikrųjų dirbti per atstumą: kaip susitarti komandoje, kaip organizuoti darbus, priimti sprendimus, išlaikyti pasitikėjimą ar pasirūpinti žmonių savijauta.
Sukūrė praktinę nuotolinio darbo platformą
– Projektą vykdė devynios šešių šalių organizacijos. Kaip jums sekėsi dirbti nuotoliu?
– Darbai projekte dažniausiai buvo aptariami nuotoliniu būdu. Be įprastų bendravimo priemonių, partneriai naudojo ir bendro darbo įrankius, pavyzdžiui, visiems prieinamus bendrus dokumentus ar virtualias lentas, kuriose galima kartu rašyti, dėlioti idėjas ir planuoti veiksmus.
Kad darbas vyktų sklandžiau, pirmiausia susitikdavome mažesnėse, teminėse grupėse, o vėliau visi susirinkdavome į bendrą susitikimą, kuriame pasidalindavome, kas nuveikta, ir aptardavome bendrą projekto eigą.
– Ką pavyko sukurti?
– Kaip minėjau, sukūrėme ne „teorinę“, o praktinę nuotolinio darbo platformą. Joje pateikiami konkretūs, realių įmonių ir organizacijų realiose situacijose išbandyti įrankiai ir sprendimai, padedantys per atstumą dirbti efektyviau.
Įrankiai suskirstyti į tris temines grupes:
– Inovacijos ir tinklaveika: bendradarbiavimo, komunikacijos ir bendro kūrimo įrankiai.
– Strategijos kūrimas ir verslo formavimas: įrankiai, skirti skaitmeninei transformacijai, valdymui ir augimui.
– Tvarumas: įrankiai, skirti veiklos suderinimui su aplinkos ir tvarumo tikslais.
Emocine sveikata svarbu rūpintis ir nuotolyje
– Ar atsižvelgėte ir į minkštuosius įgūdžius?
– Taip, didelis dėmesys skirtas ir darbuotojų gerovei bei darbo kultūrai– pateikiami įrankiai ir metodai, padedantys palaikyti ryšį su komanda, išvengti perdegimo, rūpintis emocine sveikata dirbant nuotoliu.
Yra ir kibernetinio saugumo ir skaitmenizacijos sprendimų, kurie padeda saugiai dirbti internete ir apsaugoti duomenis.
Be to, platformoje pateikiami tvarumo ir nuotolinės verslo plėtros įrankiai, pavyzdžiui, savęs įsivertinimo anketos ar gairės, padedančios įmonėms suprasti, kaip jų veikla gali tapti draugiškesnė aplinkai ir efektyvesnė dirbant per atstumą. Visa tai papildo „Submit your digital tool“ skiltis, kurioje kiekvienas gali pasidalinti savo naudojamu įrankiu ar gera praktika, kad ja galėtų pasinaudoti ir kiti.
Apibendrinant, projekto rezultatas – vienoje vietoje surinkti konkretūs, paprastai paaiškinti įrankiai ir pavyzdžiai, padedantys nuotolinį darbą paversti ne iššūkiu, o kasdiene, veikiančia praktika.
Taip pat nuspręsta, kiek leidžia galimybės, toliau pildyti platformą aktualia informacija – skelbti apie renginius, naujas iniciatyvas ar kitus svarbius įvykius. Be to, projekto partneriai sutarė bent kartą per metus susitikti nuotoliniu būdu, kad kartu įvertintų, kaip platforma veikia, ir pasirūpintų, jog ji išliktų naudinga ir veikianti ateityje.
Tinkle – inovatoriai, tyrėjai, verslininkai, politikos formuotojai
– Sukūrėte virtualią erdvę „Living Labs Network“. Papasakokite apie ją.
– Gyvosios laboratorijos (angl. living lab) idėja paprasta: tai sprendimai, kuriami ir išbandomi ne „ant popieriaus“, o realiame gyvenime, kartu su tikrais žmonėmis.
Tai nėra laboratorija su mėgintuvėliais. Gyvoji laboratorija – tai įmonė, organizacija, bendruomenė ar net miestas, kuriame naujos idėjos, paslaugos ar darbo būdai yra išbandomi kasdienėje veikloje. Žmonės dirba taip, kaip dirbtų įprastai, o nauji sprendimai testuojami realiomis sąlygomis, o ne teorijoje.
Ši „Distance LAB“ iniciatyva sukurta erdvė yra centrinė susitikimų vieta visiems Tarptautinio daugiadisciplinio gyvųjų laboratorijų tinklo (IMLLN, The International Multidisciplinary Living Labs Network) nariams.
Pagrindinis tikslas – sujungti inovatorius, tyrėjus, verslininkus ir politikos formuotojus visame Baltijos jūros regione, skatinant bendradarbiavimo aplinką, kurioje galime kartu spręsti sudėtingas problemas. Kviečiame susipažinti ir prisijungti: www.linkedin.com/groups/15788002/
