Nacionalinė žemės tarnyba (NŽT) atkreipia dėmesį į svarbų elektroninių dokumentų sudarymo reikalavimą. Pastebėta pavienių atvejų, kai juridinių asmenų (dažniausiai matininkų įmonių) vardu teikiami ADOC formato dokumentai buvo sudaryti naudojantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos (LVAT) elektroninių dokumentų sudarymo priemone, skirta fiziniams asmenims. Tokiuose dokumentuose, nors ir nurodomi juridinio asmens duomenys (pavadinimas ir kodas), dokumento metaduomenyse sudarytojo statusas klaidingai išlieka „Fizinis asmuo“.
Dėl šio neatitikimo elektroninis dokumentas nebeatitinka ADOC specifikacijos reikalavimų, todėl dokumentų valdymo sistemos negali jo tinkamai apdoroti, neužregistruoja ir negali nagrinėti nustatyta tvarka. Svarbu paminėti, kad automatinis pranešimas apie elektroninio laiško gavimą patvirtina tik jo pristatymą į tarnybos elektroninio pašto dėžutę; netinkamai sudaryto ADOC dokumento registravimas sistemoje gali nepavykti.
Siekiant išvengti tokių situacijų, NŽT rekomenduoja juridinių asmenų vardu teikiamus ADOC dokumentus rengti naudojantis būtent juridiniams asmenims skirtomis elektroninių dokumentų sudarymo priemonėmis, užtikrinant, kad dokumente nurodyti duomenys atitiktų jo metaduomenis.
NŽT deda pastangas identifikuoti netinkamai sudarytus dokumentus, tačiau dėl techninių ypatumų tai ne visais atvejais įmanoma. Jei dokumentas nepasiekia registravimo proceso, tarnyba neturi galimybės informuoti siuntėjo.
Tarnyba primena, kad tik gavus automatinį Nacionalinės žemės tarnybos pranešimą apie dokumento užregistravimą su nurodytu registracijos numeriu, galima būti tikram, kad pateiktas prašymas yra užregistruotas ir bus nagrinėjamas.
Daugiau informacijos apie elektroninių dokumentų sudarymą ir pasirašymą skelbiama Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje.
