Vilniaus mokyklos sparčiai skaitmenizuoja savo veiklą – Vilniaus vystymo kompanija (VVK) pradeda diegti elektroninės registracijos sistemas. Naujos sistemos pakeis iki šiol naudotus popierinius žurnalus, skirtus svečių registravimui, raktų išdavimui ir kitoms funkcijoms. Tai yra žingsnis link centralizuotų ir vienodų paslaugų teikimo sostinės mokyklose, tikintis padidinti administracinį efektyvumą, palengvinti duomenų valdymą ir sustiprinti saugumą ugdymo įstaigose.
Vasaros metu, nevykstant ugdymo procesui, elektroninė registracijos sistema buvo įdiegta 26 mokyklose, kurias administruoja VVK. Ateityje šią sistemą planuojama plėsti į visas kitas Vilniaus mokyklas.
„Vilniaus mokyklose nuosekliai mažiname popierizmo keliamą chaosą ir siekiame, kad administraciniai procesai taptų kuo paprastesni. Todėl įvedame elektroninę registraciją, kuri leis geriau valdyti lankytojų srautus, stebėti kabinetų užimtumą ir padidinti mokyklos bendruomenės saugumą. Kasdienių užduočių skaitmenizavimas nuims papildomą naštą nuo mokyklos darbuotojų ir suteiks galimybę daugiau laiko skirti vaikams“, – teigia Vilniaus vicemeras Vytautas Mitalas.
Mokyklose atsiranda planšetės svečių registravimui
Iki šiol mokyklose svečių registracija ir raktų išdavimas mokytojams dažniausiai buvo patikėtas sargams ar budėtojams, o įrašai fiksuojami popieriniuose žurnaluose. Tai buvo įprasta, bet daug laiko ir dėmesio reikalaujanti kasdienė praktika.
„Mūsų Nekilnojamojo turto valdymo departamento komanda, lankydamasi mokyklose, identifikavo poreikį tobulinti svečių registravimo ir raktų išdavimo procesus. Nors pačios mokyklos bandė skaitmenizuoti šias sistemas, ankstesni bandymai ne visada pasiteisino – jos buvo nepatogios ir ilgainiui apleidžiamos, todėl buvo sugrįžtama prie popierinių žurnalų. Tai paskatino kurti patikimesnį ir patogesnį sprendimą “, – sako Vilniaus vystymo kompanijos generalinė direktorė Laura Joffė.
Per vasarą VVK administruojamoms mokykloms buvo suteiktos planšetės su jau įdiegta ir paruošta naudoti elektroninės registracijos sistema. Atvykstantys svečiai gali patogiai užpildyti registracijos formą bei pažymėti savo atvykimo ir išvykimo laiką, o lankytojų srautus realiu laiku stebi mokyklos apsaugos darbuotojai, budėtojai ar sargai.
Panašiu principu mokytojai gali patogiai pasiimti kabinetų raktus. Užpildžius registraciją, raktus išduoda apsaugos darbuotojas, galintis realiu laiku matyti kabinetų užimtumą.
Tai leidžia greičiau identifikuoti, kas ir kada naudojasi konkrečiomis patalpomis, sumažina rankinio administravimo poreikį ir padeda užtikrinti aiškesnę atsakomybę už raktų judėjimą.
Ateityje sistemą planuojama tobulinti, pridedant papildomų funkcionalumų, pavyzdžiui, automatinį lankytojų srautų ataskaitų generavimą, kabinetų užimtumo analizę, raktų grąžinimo priminimus, rangovų ir tiekėjų atvykimo registravimą, pranešimus atsakingiems darbuotojams apie negrąžintus raktus ar užsitęsusį vizitą, integraciją su įeigos kontrolės sistemomis bei galimybę centralizuotai analizuoti duomenis visų administruojamų mokyklų mastu.
VVK – „vienas langelis“ administravimo paslaugoms
Nuo praėjusių metų rudens VVK tapo „vienu langeliu“ visoms sostinės švietimo įstaigų administravimo paslaugoms. Bendrovė mokyklose ir darželiuose teikia valymo, teritorijos priežiūros ir saugos paslaugas. Centralizuotas modelis mažina administracinę naštą mokykloms ir leidžia diegti vieningus paslaugų bei saugumo standartus.
Apie UAB Vilniaus vystymo kompaniją
Sostinės viešojo intereso objektų plėtros ir valdymo bendrovė Vilniaus vystymo kompanija kuria šiuolaikinio Vilniaus veidą. Būdama viena iš pagrindinių sostinės viešųjų infrastruktūros projektų įgyvendintojų, įmonė nuosekliai siekia aukščiausių standartų nekilnojamojo turto projektavimo, vystymo ir administravimo srityje. Įmonė teikia Vilniaus miesto teritorijų planavimo, savivaldybei priklausančių viešosios paskirties objektų projektavimo ir statybos valdymo bei priežiūros paslaugas, administruoja Vilniaus miesto ugdymo įstaigų pastatus bei rūpinasi Vilniaus miesto nekilnojamuoju turtu.
